Proces

Een onderdeel van het VOP-model is het 'Proces' dat bestaat uit drie segmenten, die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn:

• kwaliteit;
• uitvoering;
• inrichting.

Een proces is een achtereenvolgende te doorlopen stappen die bij elkaar een van te voren gedefinieerd product of resultaat oplevert. Processen overstijgen afdelingen en zijn daardoor moeilijk waar te nemen door individuele afdelingen.

Een goed beschreven proces is duidelijk omschreven. Hierbij moet het proces aan de volgende eigenschappen voldoen:

• specificeerbare input en output;
• bezit klanten en leveranciers (extern of interne);
• heeft duidelijk grenzen.

Kwaliteit

De kwaliteit moet niet meer een toevallige uitkomst zijn, maar een logisch gevolg, bepaalde gesteldheid, hoedanigheid en mate waarin het proces geschikt is om gebruikt te worden.

Het proces, de inrichten en de uitvoering moeten voldoen aan bepaalde normen die vooraf gesteld zijn. Hierbij valt te denken aan diverse ISO- en Nen-normen.

Daarnaast moeten de processen dus danig op elkaar aangesloten zijn, zodat het een proces gemakkelijk de output van het voorgaande proces als input kan nemen, zonder omslachtige handelingen vooraf.

Uitvoering

Elk proces begint met input. De input van het proces is het middel dat in het proces verandert om tot een output te komen. Deze kunnen bestaan uit:

• personeelskosten;
• grondstoffen;
• investeringen;
• enzovoort.

Elk proces heeft naast input ook output. De output zijn de producten of de diensten die het proces voorbrengt. Deze kunnen bestaan uit:

• goederen;
• diensten;
• informatie ten behoeve van besluitvormingen.

Afhankelijk van het bedrijfsproces en de visie van het bedrijf, kan de nadruk van de sturing van het proces liggen op verschillende punten:

• samenhang tussen interne bedrijfsprocessen;
• samenhang met de processen van de leverancier;
• samenhang met de processen van de klant/afnemer.

Inrichting

De inrichting onderkent 5 verschillende processoorten:

1. Besturingsprocessen
   Het besturingsproces gaat dwars door alle andere processen heen. Dit proces zorgt voor integratie en synchronisatie over en tussen de verschillende processen.
2. Commerciële processen
   In de commerciële processen ontstaan de overeenkomsten en de relaties met de klanten. Dit proces heeft een directe relatie met het productieprocessen.
3. Productieprocessen
   In de productieprocessen vinden de daadwerkelijke productie of levering plaats.
4. Ontwikkelingsprocessen
   Deze processen hebben betrekking op activiteiten die leiden tot verbetering en vernieuwingen.
5. Ondersteunende processen
   Dit zijn processen faciliterende activiteiten voor de verschillende processen. Hierbij kan gedacht worden aan:

• personeelszaken;
• informatievoorziening;
• financiën;
• huisvestiging.